Guide de création et validation d’une convention de stage

Ce guide décrit le parcours individuel d’une convention de stage dans ESUP-Stage : de la création (par l’étudiant ou un gestionnaire) jusqu’à la signature électronique. Il s’adresse aux étudiants, enseignants, gestionnaires et responsables gestionnaires.

Ce guide ne couvre pas la création en masse de conventions (parcours distinct, menu dédié). Les avenants sont mentionnés uniquement lorsque cela impacte le parcours principal.

1. Introduction et prérequis

1.1. Paramétrage préalable

Le parcours décrit ici suppose un paramétrage métier préalable :

  • au moins un centre de gestion validé définitivement ;

  • des critères Apogée correctement renseignés (ou conventions orphelines activées avec un centre ETABLISSEMENT) ;

  • des types de convention associés aux régimes d’inscription et dotés de templates PDF ;

  • un circuit de validation configuré au niveau du centre ;

  • la signature électronique activée en paramètres généraux, si l’établissement l’utilise.

1.2. Distinction validation de création / circuit de validation

Deux notions distinctes interviennent dans le cycle de vie :

Concept Description

Validation de création (validationCreation)

Action de l’étudiant ou du gestionnaire sur l’onglet Récapitulatif : la convention passe de brouillon à convention soumise. Déclenche les alertes mail.

Circuit de validation

Étapes configurables au niveau du centre (pédagogique, vérification administrative, administrative), réalisées après la validation de création par les acteurs habilités.

2. Vue d’ensemble du cycle de vie

Diagram
Étape Acteur principal Onglet / menu Droit requis

Création (saisie)

Étudiant ou gestionnaire

Onglets Étudiant à Signataire

Rôle ETU ou CONVENTION (création)

Validation de création

Étudiant ou gestionnaire

Récapitulatif

—

Validation pédagogique

Enseignant référent

Validation

Rôle ENS (si activée)

Vérification / validation administrative

Gestionnaire du centre

Validation

CONVENTION (validation) + rattachement au centre

Signature électronique

Gestionnaire (envoi) ; signataires (signature)

Validation puis Signature électronique

CONVENTION + signature activée

3. Création de la convention

L’assistant de création comporte huit onglets de saisie, suivis du récapitulatif. Seul l’onglet Étudiant doit être complété en premier : il crée la convention en base et débloque les autres onglets. Ensuite, les onglets peuvent être renseignés dans n’importe quel ordre ; seules certaines dépendances de données restreignent l’accès (voir tableau ci-dessous). La barre de progression indique l’avancement de chaque onglet.

# Onglet Qui peut agir Conditions d’accès

1

Étudiant

Étudiant ; gestionnaire (recherche Apogée)

Obligatoire en premier : crée la convention et détermine le centre de gestion ; choix du type filtré par le régime d’inscription

2

Établissement d’accueil

Étudiant ou gestionnaire

Convention créée (onglet Étudiant validé)

3

Service d’accueil

Étudiant ou gestionnaire

Établissement d’accueil renseigné

4

Tuteur professionnel

Étudiant ou gestionnaire

Service d’accueil renseigné ; saisie par l’étudiant possible si autorisée au centre

5

Stage

Étudiant ou gestionnaire

Convention créée (accessible indépendamment des onglets 2 à 4)

6

Dépôt de documents

Étudiant ou gestionnaire

Convention créée ; affiché uniquement si le dépôt est activé pour le centre

7

Enseignant référent

Étudiant ou gestionnaire

Convention créée (accessible indépendamment des autres onglets de saisie)

8

Signataire de l’établissement d’accueil

Étudiant ou gestionnaire

Établissement d’accueil renseigné

L’onglet Récapitulatif n’est accessible que lorsque tous les onglets de saisie obligatoires sont complétés (étudiant, établissement, service, tuteur, stage, enseignant, signataire). Le dépôt de documents, lorsqu’il est affiché, reste facultatif pour accéder au récapitulatif.

3.1. Onglet Étudiant

3.1.1. Sélection de l’inscription

L’étudiant choisit son inscription Apogée (étape et composante). L’application détermine automatiquement le centre de gestion à partir des critères Apogée configurés sur les centres UFR/ETAPE.

3.1.2. Choix du type de convention (régime d’inscription)

Depuis la version 3.3.0, les types de convention proposés sont filtrés selon le régime d’inscription de l’étudiant :

  • seuls les types actifs ;

  • associés au régime d’inscription de l’étudiant (configuration dans les nomenclatures) ;

  • disposant d’un template PDF pour la langue choisie

sont disponibles dans la liste déroulante.

Si aucun type ne correspond, le message suivant s’affiche : « Aucun type de convention n’est disponible pour ce régime d’inscription. Veuillez contacter votre gestionnaire de scolarité. » Voir le guide de paramétrage pour la configuration des associations.

Certains centres peuvent activer la sélection automatique du type de convention ou du template en fonction du régime d’inscription (paramètres du centre).

3.1.3. Autres champs

L’onglet permet également de renseigner la langue de la convention, les coordonnées de l’étudiant, l’élément pédagogique (si applicable) et le volume horaire de formation.

4. Conventions orphelines

Une convention est dite orpheline lorsque l’étape (VET) ou la composante Apogée de l’étudiant ne correspond à aucun critère de gestion (CritereGestion) d’un centre UFR ou ETAPE.

4.1. Comportement à la création

Diagram
Situation Résultat

Critère Apogée trouvé

La convention est rattachée au centre UFR/ETAPE correspondant.

Aucun critère et paramètre global désactivé

L’inscription n’apparaît pas dans la liste de l’étudiant ; la création échoue avec l’erreur « Centre de gestion non trouvé ».

Aucun critère et paramètre global activé

La convention est rattachée au centre de niveau ETABLISSEMENT (centre de repli).

4.2. Qui gère la convention orpheline ?

Les conventions orphelines sont traitées par les gestionnaires rattachés au centre ETABLISSEMENT. Le circuit de validation, les paramètres d’impression et la signature électronique appliqués sont ceux de ce centre.

La confidentialité des conventions orphelines est régie par le champ « Confidentialité des conventions sans centre propriétaire » sur le centre ETABLISSEMENT (visible lorsque la confidentialité du centre est réglée sur « Libre »). Ce paramètre détermine si les gestionnaires des autres centres peuvent voir ces conventions.

Le paramétrage détaillé (activation des orphelines, centre ETABLISSEMENT, confidentialité) est décrit dans le guide de paramétrage.

5. Validation de création (Récapitulatif)

L’onglet Récapitulatif devient accessible lorsque tous les onglets de saisie obligatoires sont complétés (le dépôt de documents reste facultatif). L’action « Valider la création » :

  • soumet définitivement la convention (passage de brouillon à convention créée) ;

  • déclenche les alertes mail configurées (étudiant, gestionnaire, enseignant, etc.) ;

  • contrôle le chevauchement des dates de stage (si non autorisé par le centre).

5.1. Impression PDF par l’étudiant

L’impression n’est possible qu'après la validation de création. Pour les étudiants, des conditions supplémentaires s’appliquent selon la configuration du centre :

Code Condition

0

Aucune condition : l’étudiant peut imprimer sa convention, validée ou non (après validation de création).

1

Uniquement sous réserve de validation pédagogique.

2

Uniquement sous réserve de validation administrative.

3

Uniquement sous réserve de validation pédagogique et administrative.

4

Uniquement sous réserve de vérification administrative.

L’impression doit aussi être autorisée au niveau du centre (Autoriser les étudiants à imprimer leur(s) convention(s)). Si un avenant a été créé, l’impression peut être bloquée selon les paramètres du centre.

6. Circuit de validation configurable

Après la validation de création, l’onglet Validation devient accessible aux profils non étudiants (gestionnaires, enseignants). Le centre de gestion définit jusqu’à trois types de validation, dont l’ordre est configurable par glisser-déposer :

Champ technique Libellé affiché Acteur

validationPedagogique

Libellé paramétré dans les paramètres généraux (défaut : « validation pédagogique »)

Enseignant référent

verificationAdministrative

Vérification administrative

Gestionnaire du centre

validationConvention

Libellé paramétré dans les paramètres généraux (défaut : « validation administrative »)

Gestionnaire du centre

6.1. Règles d’enchaînement

  • L’étape de rang N+1 est bloquée tant que l’étape de rang N n’est pas validée.

  • La dévalidation est possible, sauf si l’étape suivante est déjà validée (sauf pour la dernière étape du circuit, toujours dévalidable).

  • Un enseignant seul ne peut agir que sur la validation pédagogique.

  • La vérification administrative nécessite d’être gestionnaire du centre concerné.

6.2. Fonctionnalités complémentaires

  • Validation administrative en lot : depuis le tableau de bord, pour traiter plusieurs conventions.

  • Historique des validations : consultable dans l’onglet Validation.

  • Alerte délai : si le délai configuré au centre (delaiAlerteConvention) est dépassé avant le début du stage, une alerte s’affiche.

  • À la validation complète de toutes les étapes actives : validation automatique de l’établissement d’accueil, du service et du tuteur professionnel.

7. Signature électronique

7.1. Prérequis

  • Toutes les validations activées au centre sont passées.

  • La signature électronique est activée dans les paramètres généraux (type : DOCAPOSTE, ESUP-SIGNATURE ou EXTERNE).

  • Le circuit de signature est configuré sur le centre (onglet Signature électronique du centre de gestion).

7.2. Envoi en signature

Depuis l’onglet Validation, le gestionnaire clique sur « Envoi pour signature électronique » une fois toutes les validations passées.

Avant l’envoi, l’application contrôle les coordonnées (adresse mail et numéro de téléphone) de chaque signataire. Si des coordonnées sont manquantes, l’envoi est refusé ou une confirmation est demandée selon le cas.

7.3. Les cinq signataires

Le circuit de signature du centre définit l’ordre des signataires parmi :

Signataire Rôle

Étudiant

Étudiant porteur de la convention

Enseignant référent

Enseignant désigné sur la convention

Tuteur professionnel

Tuteur de l’organisme d’accueil

Signataire organisme d’accueil

Signataire de l’établissement d’accueil

Viseur établissement

Signataire institutionnel (ou son délégataire, si défini au centre)

7.4. Suivi et téléchargement

  • L’onglet Signature électronique affiche l’état de chaque signataire (en attente, signé).

  • Le tableau de bord utilise un code couleur (rouge / orange / vert) pour le suivi global.

  • Une fois toutes les signatures recueillies, le PDF signé est téléchargeable depuis l’onglet Signature électronique.

Pour la configuration technique de la solution de signature, voir Signature électronique (optionnel).

8. Variante : création par le gestionnaire

Le gestionnaire accède au même assistant de création, avec les différences suivantes :

  • l’onglet Étudiant propose une recherche Apogée pour sélectionner l’étudiant ;

  • le gestionnaire peut créer une convention sur l'année universitaire précédente si le centre l’autorise (recupInscriptionAnterieure) ;

  • le périmètre d’action est limité aux centres auxquels le gestionnaire est rattaché (et aux règles de confidentialité).

Les étapes suivantes (saisie, validation de création, circuit de validation, signature) sont identiques au parcours étudiant.

9. Dépannage

Problème Cause probable Solution

Convention non routée vers le bon centre

Critères Apogée incorrects sur le centre

Vérifier les critères (composante ou étape VET) dans le centre concerné

Inscription invisible / erreur « Centre de gestion non trouvé »

Étape non gérée et conventions orphelines désactivées

Créer un centre avec le bon critère, ou activer les orphelines et vérifier le centre ETABLISSEMENT

Aucun type de convention disponible

Régime non associé, type inactif ou template manquant

Vérifier l’association régime / type dans les nomenclatures et les templates PDF

Gestionnaire ne voit pas une convention orpheline

Non rattaché au centre ETABLISSEMENT ou règle de confidentialité

Rattacher le gestionnaire au centre ETABLISSEMENT ; vérifier la confidentialité orpheline

Impression bloquée pour l’étudiant

Validation de création non faite, impression désactivée ou condition non remplie

Valider la création ; vérifier les paramètres d’impression du centre (codes 0 à 4)

Bouton de validation grisé

Étape précédente du circuit non validée

Valider les étapes dans l’ordre configuré au centre

Envoi signature refusé

Coordonnées mail ou téléphone manquantes pour un signataire

Compléter les coordonnées des signataires concernés

Convention en lecture seule

Convention archivée

Consultation uniquement ; pas de modification possible

10. Voir aussi