Guide de paramétrage après installation

Ce guide décrit l’ordre recommandé de paramétrage après une installation fraîche, du plus critique au plus optionnel. Il s’adresse aux gestionnaires et responsables gestionnaires, ainsi qu’aux administrateurs chargés du paramétrage métier.

Les droits d’accès ne sont pas figés par le libellé du rôle. Ils sont configurables par l’administrateur. Un gestionnaire et un responsable gestionnaire peuvent disposer des mêmes habilitations, selon les choix de l’établissement. Les menus visibles dépendent des droits accordés à chaque rôle, et non de sa seule désignation.

1. Vue d’ensemble

Le paramétrage métier suit un enchaînement logique : les droits par rôle conditionnent l’accès aux écrans ; les paramètres généraux et les templates conditionnent le comportement de l’application ; les centres de gestion conditionnent le routage et le traitement des conventions.

  1. Prérequis techniques validés (hors interface)

  2. Configuration des droits par rôle

  3. Création des utilisateurs

  4. Paramètres généraux

  5. Templates de conventions et de mails

  6. Thème et contenus d’interface

  7. Centres de gestion (avec validation définitive)

  8. Vérification des nomenclatures

  9. Mise en exploitation

2. Étape 0 — Prérequis techniques

Ces éléments sont configurés par l'administrateur technique avant tout paramétrage métier. Voir Prérequis et ESUP Stage.

Prérequis Indispensable pour

Base de données initialisée (baseline)

Données de référence : rôles, nomenclatures, templates par défaut.

ESUP-SIScol opérationnel (LDAP + Apogée)

Recherche de personnels, enseignants, gestionnaires, viseurs, étapes et UFR.

CAS (authentification)

Connexion des utilisateurs.

SMTP

Envoi des notifications et alertes mail.

Compte administrateur technique

Premier accès à l’application pour amorcer le paramétrage (appli.admin_technique).

3. Étape 1 — Configuration des droits par rôle

Menu : Paramétrage de l’application > Gestion des rôles
Acteur : Administrateur

C’est la première action métier après l’installation. Elle détermine ce que chaque profil pourra faire dans l’application, y compris l’accès aux menus de paramétrage. Le détail des fonctions et des droits est décrit dans Rôles et droits.

3.1. Actions à réaliser

  1. Ouvrir chaque rôle concerné (au minimum Gestionnaire et Responsable gestionnaire).

  2. Pour chaque fonctionnalité, activer ou désactiver les droits souhaités : lecture, création, modification, suppression, validation.

  3. Valider les modifications.

3.2. Configuration par défaut à l’installation

Fonctionnalité Gestionnaire (défaut) Responsable gestionnaire (défaut)

Paramétrage global

Aucun droit

Tous droits

Centres de gestion

Aucun droit

Tous droits

Conventions, avenants, étab. d’accueil

Tous droits

Tous droits

Nomenclatures

Lecture seule

Lecture seule

Création en masse

Tous droits

Tous droits

Ces valeurs sont un point de départ. L’administrateur peut les modifier à tout moment.

3.3. Recommandations selon l’organisation

Modèle Configuration suggérée

Centralisation du paramétrage

Responsable gestionnaire : paramétrage global et centres ; gestionnaire : exploitation uniquement.

Décentralisation par composante

Accorder le paramétrage des centres aux gestionnaires de chaque périmètre.

Autonomie complète des gestionnaires

Mêmes droits pour les rôles Gestionnaire et Responsable gestionnaire.

Tant que cette étape n’est pas réalisée, les menus de paramétrage restent invisibles pour les profils non habilités, quelle que soit leur désignation officielle.

4. Étape 2 — Création des utilisateurs

Menu : Paramétrage de l’application > Gestion des utilisateurs
Droit requis : PARAM_GLOBAL (selon configuration de l’étape 1)

Profil Mode de création

Étudiant

Automatique à la première connexion CAS (si présent dans l’annuaire LDAP étudiant).

Enseignant

Automatique à la première connexion CAS (si présent dans l’annuaire LDAP tuteur).

Gestionnaire

Automatique lors du rattachement à un centre de gestion, ou manuelle.

Responsable gestionnaire

Manuelle (recherche LDAP).

Administrateur

Automatique pour les comptes administrateurs techniques configurés au démarrage.

Voir Processus de création d’un utilisateur pour le détail du processus automatique.

5. Étape 3 — Paramètres généraux

Menu : Paramétrage de l’application > Paramètres généraux
Droit requis : PARAM_GLOBAL

Ces réglages conditionnent le fonctionnement de toute l’application. Le détail de chaque paramètre est documenté dans Paramètres généraux.

5.1. Éléments à renseigner en priorité

Paramètre Impact

Code université

Identification de l’établissement, lien avec Apogée.

Date de bascule de l’année universitaire

Année en cours pour les conventions.

Type de centre (UFR ou ETAPE)

Mode de rattachement des formations aux centres de gestion.

Conventions orphelines

Autorise la création pour les étudiants dont l’étape ou la composante n’est gérée par aucun centre UFR/ETAPE ; la convention est alors rattachée au centre de niveau ETABLISSEMENT (voir Centre de niveau ETABLISSEMENT et conventions orphelines).

Libellés des validations

Textes affichés dans les circuits de validation pédagogique et administrative.

Alertes mail

Destinataires des notifications (étudiant, gestionnaire, responsable gestionnaire, enseignant).

6. Étape 4 — Templates de conventions et de mails

Menus :

  • Paramétrage de l’application > Templates de convention

  • Paramétrage de l’application > Template de mails

Droit requis : PARAM_GLOBAL

Chaque type de convention doit disposer d’un modèle PDF associé. Sans template adapté, aucune convention ne peut être générée.

  1. Vérifier les modèles fournis par défaut à l’installation.

  2. Adapter le contenu (textes, clauses, champs dynamiques) à l’établissement.

  3. Créer des modèles spécifiques si nécessaire (INSPÉ, stage sans convention écrite, etc.).

  4. Relire et adapter les templates de mails, puis tester l’envoi après configuration SMTP (voir Configuration SMTP).

Pour les conditions dynamiques dans les templates, voir Gestion des conditions dans les modèles (templates).

7. Étape 5 — Thème et contenus d’interface

Menus :

  • Paramètres généraux > onglet Thème

  • Paramétrage de l’application > Contenu

Droit requis : PARAM_GLOBAL

Personnaliser l’identité visuelle (logo, couleurs) et les textes d’aide affichés dans l’interface. Recharger la page après modification du thème.

8. Étape 6 — Centres de gestion

Menu : Centre de Gestion > Ajouter un centre de gestion
Droit requis : PARAM_CENTRE

Accessible à tout profil ayant reçu ce droit à l’étape 1. Chaque centre regroupe un périmètre de formations et les personnels qui les administrent. Les conventions sont automatiquement routées vers le centre correspondant via les critères Apogée (composantes ou étapes).

Le formulaire comporte huit onglets. Suivre cet ordre :

# Onglet Contenu essentiel

1

Coordonnées du centre

Nom, type, critères Apogée (composantes UFR ou étapes VET), adresse et contacts.

2

Paramètres du centre

Validations, impression, viseur, délai d’alerte, autorisations étudiants.

3

Personnalisation

Logo du centre (apparaît sur les conventions PDF).

4

Rattacher un gestionnaire

Personnel, alertes mail, droits d’évaluation.

5

Consigne

Instructions d’impression pour les étudiants.

6

Fiches d’évaluation

Questions personnalisées (optionnel).

7

Signature électronique

Circuit de signature, si la dématérialisation est activée (voir Signature électronique (optionnel)).

8

Validation définitive

Rend le centre opérationnel. Étape obligatoire.

Sans critères Apogée corrects, les conventions ne seront pas rattachées au centre. Sans gestionnaire rattaché, personne ne pourra traiter les conventions de ce centre (règle métier indépendante des droits de paramétrage). Sans validation définitive, le centre reste en brouillon et n’est pas opérationnel.

8.1. Paramètres du centre — points d’attention

Paramètre Description

Autoriser les étudiants à créer des conventions

Interrupteur principal d’ouverture.

Autoriser l’impression

Contrôle avant ou après validation pédagogique ou administrative.

Validations (pédagogique, vérification administrative, administrative)

Circuit de validation ; l’ordre est configurable par glisser-déposer.

Viseur

Signataire institutionnel (recherche LDAP enseignant).

Délégataire du viseur

Remplace le viseur pour la signature électronique.

Délai d’alerte

Nombre de jours avant le début du stage pour alerter si la convention n’est pas validée.

Pour le vocabulaire associé (validation pédagogique, validation administrative, viseur), voir Vocabulaire.

8.2. Centre de niveau ETABLISSEMENT et conventions orphelines

Outre les centres UFR ou ETAPE rattachés à des critères Apogée, l’établissement doit disposer d'un centre de niveau ETABLISSEMENT. Ce centre joue un rôle de repli lorsque le paramètre « Autoriser la création d’une convention par les étudiants dont l’ETAPE / COMPOSANTE n’est gérée par aucun centre ? » est activé dans les paramètres généraux.

Élément Rôle

Centre ETABLISSEMENT (unique)

Centre de gestion effectif des conventions orphelines ; doit être validé définitivement.

Paramètre global autoriserConventionsOrphelines

Interrupteur dans les paramètres généraux (défaut : Non). Si désactivé, l’inscription de l’étudiant n’apparaît pas et la création échoue avec l’erreur « Centre de gestion non trouvé ».

Confidentialité des conventions sans centre propriétaire

Champ visible uniquement sur le centre ETABLISSEMENT (onglet Paramètres du centre), lorsque la confidentialité du centre est réglée sur « Libre ». Détermine la visibilité des conventions orphelines par les gestionnaires des autres centres.

Gestionnaires rattachés au centre ETABLISSEMENT

Personnels chargés du traitement des conventions orphelines.

Sans centre ETABLISSEMENT validé, les conventions orphelines ne peuvent pas être créées, même si le paramètre global est activé.

Pour le comportement à la création d’une convention, voir guide-creation-convention.adoc#conventions-orphelines.

9. Étape 7 — Nomenclatures

Menu : Tables des nomenclatures
Droit requis : NOMENCLATURE

Les nomenclatures (types de convention, langues, devises, gratifications, etc.) sont préchargées à l’installation. Par défaut, gestionnaires et responsables gestionnaires y ont accès en lecture seule. La modification nécessite que l’administrateur accorde les droits d’écriture sur cette fonctionnalité.

9.1. Association régimes d’inscription et types de convention (v3.3.0)

Depuis la version 3.3.0, chaque type de convention peut être associé à un ou plusieurs régimes d’inscription Apogée. Cette association conditionne les types proposés à l’étudiant lors de la création de sa convention.

9.1.1. Synchronisation des régimes depuis Apogée

Les régimes d’inscription sont synchronisés depuis Apogée par la tâche planifiée SynchroniserRegimesInscriptionApogee. Voir Tâches planifiées pour le détail de cette tâche.

9.1.2. Configuration

  1. Ouvrir Tables des nomenclatures > Type de convention.

  2. Pour chaque type, renseigner le champ Type d’inscription (sélection multiple, association 1 à n).

  3. Vérifier que chaque type associé dispose d’un template PDF pour la langue concernée.

Seuls les types de convention actifs, associés au régime d’inscription de l’étudiant et disposant d’un template sont proposés à la création. Si aucun type ne correspond, l’étudiant voit le message : « Aucun type de convention n’est disponible pour ce régime d’inscription. Veuillez contacter votre gestionnaire de scolarité. »

Pour l’impact opérationnel à la création, voir guide-creation-convention.adoc#onglet-etudiant.

10. Étape 8 — Mise en exploitation

Une fois les étapes précédentes terminées, l’application est prête pour l’usage quotidien.

Action Menu Condition d’accès

Traiter les conventions

Tableau de bord

Droit CONVENTION + rattachement au centre

Valider / envoyer en signature

Fiche convention

Droit CONVENTION (validation)

Gérer les avenants

Fiche convention

Droit AVENANT

Gérer les établissements d’accueil

Établissements d’accueil

Droit ORGA_ACC

Créer des conventions en masse

Création des conventions en masse

Droit CREATION_EN_MASSE_CONVENTION

Suivre les évaluations

Évaluation des stages

Droit CONVENTION (lecture)

10.1. Circuit de vie d’une convention

Voir le guide de création et validation d’une convention pour le détail opérationnel. En résumé :

  1. L’étudiant crée sa convention.

  2. Validation pédagogique (enseignant référent), si activée au niveau du centre.

  3. Vérification ou validation administrative (gestionnaire rattaché au centre), si activée.

  4. Génération du PDF.

  5. Signature électronique ou papier, si activée.

  6. Évaluation du stage en fin de période.

11. Checklist de mise en service

  • Prérequis techniques validés (SIScol, CAS, SMTP)

  • Droits configurés pour chaque rôle

  • Utilisateurs créés et rôles attribués

  • Code université et date de bascule renseignés

  • Type de centre défini (UFR ou ETAPE)

  • Alertes mail configurées

  • Templates de convention et mails vérifiés

  • Thème et contenus personnalisés

  • Au moins un centre de gestion créé, avec critères Apogée, circuit de validation, gestionnaire(s) rattaché(s) et validation définitive

  • Centre de niveau ETABLISSEMENT créé et validé (si conventions orphelines activées)

  • Association régimes d’inscription / types de convention configurée (v3.3.0)

  • Nomenclatures vérifiées

  • Test : création de convention par un étudiant

  • Test : validation par un gestionnaire rattaché

  • Test : génération PDF

  • Test : envoi en signature (si activée)

12. Erreurs fréquentes

Problème Cause probable Solution

Menus de paramétrage invisibles

Droits non configurés pour le rôle

Vérifier l’étape 1 (configuration des rôles)

L’étudiant ne peut pas créer de convention

Centre non validé ou critères Apogée incorrects

Vérifier la validation du centre et les étapes/UFR rattachées

Le gestionnaire ne voit aucune convention

Non rattaché au centre concerné

Rattacher le gestionnaire dans l’onglet dédié du centre

Pas de PDF généré

Template de convention manquant

Vérifier les templates dans le paramétrage global

Recherche gestionnaire / viseur vide

ESUP-SIScol non configuré ou LDAP inaccessible

Contacter l’administrateur technique

Alertes mail non reçues

SMTP mal configuré ou alertes désactivées

Vérifier la configuration SMTP et l’onglet Alertes mail

Convention orpheline

Aucun centre ne gère l’étape de l’étudiant

Créer un centre avec le bon critère, ou activer les conventions orphelines et vérifier le centre ETABLISSEMENT (voir Centre de niveau ETABLISSEMENT et conventions orphelines)

Aucun type de convention pour l’étudiant

Régime d’inscription non associé au type, type inactif ou template manquant

Vérifier l’association dans les nomenclatures et la présence du template PDF

13. Synthèse des responsabilités

Étape Acteur habituel Condition d’accès

Prérequis techniques

Administrateur technique

Configuration serveur

Droits par rôle

Administrateur

Rôle ADM

Utilisateurs, paramètres généraux, templates

Selon organisation

Droit PARAM_GLOBAL

Centres de gestion

Selon organisation

Droit PARAM_CENTRE

Nomenclatures (modification)

Administrateur

Droit NOMENCLATURE (écriture)

Exploitation des conventions

Gestionnaire / Responsable gestionnaire

Droits métier + rattachement au centre